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2021-05-06

「会議が多い」「会議が長い」「会議が無駄」など社員からの不満があるときの対応方法とは?

経営の意思決定にスピードが求められる中、関係者が集まって議論し、物事を決定するための会議というのは多くなりがちです。

会議の長さや回数に不満が出ているということは、会議自体が中身のないものになっている可能性があります。

このような意見が出ている場合、どのように対応すべきか検討してみたいと思います。

会議の目的を確認する

定例で開催される会議では、話す内容もメンバーも固定化してきて単なる報告会のようになってしまっているケースがよくあります。

しかし、本来の会議の目的は報告に留まらず、何かしらの価値を創造することです。

それにもかかわらず、そもそも会議の目的があいまいである場合も見受けられます。そうすると、単なる意見交換や愚痴の言い合いになってしまい、会議を開催しても具体的な結論を出すことができなくなる可能性が高いです。

まずは、会議を開催する主催者や意思決定者が会議の目的、つまり会議は単に話をするだけではなく、何かを決定し価値を創造することであるということを認識することが重要です。

価値を創造する会議をするために意識すること

それでは、価値を創造する会議にするためには何が必要でしょうか?

最も重要なことは、会議の明確なゴールを設定することです。

何を話し合う会議なのかを設定しないで、とりあえずメンバーを集めて会議を開催しているという場合、”会議自体が無駄”と感じる社員が出てくるのは避けられません。

このような状況では、会議を開催した前後で何も変化が起きないということになってしまいます。

明確なゴールを設定する際には、できる限り具体的にすることも重要です。

単に”売上をアップするため”よりは”前年対比〇〇%を達成するために”何をすべきかを話し合った方が、より行動に結びつく建設的な話し合いができるはずです。

決定事項・未決定事項や会議終了後の変化を確認する

会議の目的は、何かしらの価値を創造し状態や行動の変化を起こすことです。

そのためには、会議終了時には必ず決まったことや決まらなかったことを確認し、次回の会議までに何をすべきかをメンバーと同意を得ることが重要です。

その状態にするために、会議が始まる前に会議終了後のイメージを共有することがポイントになります。

例えば、会議が終了した後は「課題がすべて洗い出されている」「方向性が2,3つ決定している」などのイメージを事前に共有しておくといいでしょう。

決裁者に出席してもらい意思決定を促す

会議が機能しない理由として、そもそも決定を下せる人間が出席していないからという場合があります。

方向性を話し合うことを目的とする会議であっても、ある程度の取捨選択など何らかの意思決定が伴う場合があります。

会議の進捗状況を見ながら、重要な意思決定が伴う場合には決裁者の出席を促して、決断をしてもらうことも必要です。

発言が長いメンバーへの対処法

せっかく会議を開催しても、特定のメンバーの話が止まらず他の出席者が不満を持ってしまうということもあります。

もちろん、有益な意見を出すために発言が長くなるのはやむを得ませんが、多くの場合は話があちことに飛んだり、意見がまとまっていなかったりするケースがほとんどです。

このような場合は、「発言する持ち時間を決める」ということをオススメします。

会議を開催する際に、いくつかルールを設けて共有しておき、それを毎回必ず発表します。

例えば、「発言は一人1分以内」というルールを設定しタイマーをセットしておけば、「話が長い」と直接注意する必要なく、円滑に議論が進んでいくでしょう。

まとめ

今回は、「会議が多い」「会議が長い」「会議が無駄」など社員からの不満があるときの対応方法とは?というテーマを考えてみました。

特に会議が定例化していると、そもそもの目的があいまいになっていることや、愚痴の言い合いになってしまっていることがよくあります。

せっかく、メンバーが複数集まって貴重な時間を割いて出席しているわけですから有意義な場にしたいものです。

まずは、「会議の目的が明確か?」「会議終了後、どういう価値が創造されているか?」「どういう状態の変化があるか?」というような視点で振り返っていただきたいです。

そして、会議自体もルールを設けることで時間をかけた以上の結果をもたらせるように意識して進めてください。きっと有意義な会議になるはずです。

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